Inventario de una galería de arte: cuando Excel ya no basta

Es sábado y una coleccionista le escribe. Vio en la feria un pequeño formato azul, no recuerda el artista, quiere saber si sigue disponible y a qué precio. Usted abre el inventario de la galería de arte. No el bueno, sino la copia que hizo en el portátil antes de la feria. La línea está, el precio también, pero la columna «estado» sigue diciendo «disponible», y le queda una duda: su socio habló de esa obra con alguien el jueves, o eso cree recordar. La foto está en el móvil, en algún lugar entre dos inauguraciones.

Encontrará la respuesta, en diez minutos o en dos horas. Pero es justo el momento en que una hoja de cálculo, que le ha servido durante años, empieza a costar más de lo que aporta. Esta guía le dice cómo reconocer ese momento, qué pedir a un software y cómo pasar su archivo sin dedicarle un mes.

Por qué el inventario de una galería de arte empieza casi siempre en Excel

Porque es lógico. Al principio hay veinte obras, dos artistas y una sola persona que lleva el archivo. Excel ya está en el ordenador, no cuesta nada más y acepta todas las columnas que uno quiera añadir: título, técnica, medidas, precio, nombre del artista.

El problema no llega de golpe. Llega con la segunda persona que modifica el archivo, con la primera feria, con las obras que un artista deja en depósito, con la web que hay que mantener al día por otro lado. Cada necesidad nueva añade una columna, una pestaña o un segundo archivo. Al cabo de tres o cuatro años, la galería ya no lleva un inventario, lleva varios, y ninguno es del todo exacto.

Cinco señales de que su archivo le está costando ventas

1. Existe en varias versiones. «Stock 2024», «Stock 2024 actualizado», «Stock feria». Si tiene que preguntar cuál es el bueno, ninguno lo es.

2. La disponibilidad es falsa en algún sitio. Una obra vendida en el stand sigue en la web una semana, o se propone a un coleccionista una pieza reservada la víspera para otro. Es el error más caro, porque se ve desde fuera.

3. Las imágenes viven en otra parte. En una carpeta compartida, en correos, en el móvil del fotógrafo. Para enviar una propuesta, primero hay que encontrar la foto buena, en la resolución buena.

4. Los depósitos se siguen de memoria. Quién le confió qué, desde cuándo, en qué condiciones y cuándo debe volver la obra. Una hoja de cálculo puede anotarlo, pero nunca se lo recordará.

5. Copia la misma información en tres sitios. En el archivo, en la factura y en el libro registro que la ley exige en algunos países. Cada copia es una ocasión de equivocarse, y ese registro no admite tachaduras.

Si se reconoce en dos de estas cinco señales, no es una cuestión de rigor personal. Es la herramienta, que ya no da más de sí.

Lo que un software de gestión de galerías debe hacer con el inventario

Todos los programas prometen un «inventario». La pregunta útil es qué pasa alrededor de la ficha de cada obra.

Una obra debería existir una sola vez. Su ficha recoge la procedencia, la técnica, las medidas, el precio, las imágenes en buena resolución, los certificados y su historial: quién hizo qué, y cuándo. Todo lo demás parte de ahí: la propuesta enviada a un coleccionista, la factura, la página de la web, la anotación en el libro registro, el envío. Si cambia el precio, cambia en todas partes. Si la obra se vende, desaparece de todas partes a la vez.

Tres casos propios del mercado del arte merecen atención, porque las herramientas generalistas los resuelven mal:

• Las ediciones y los múltiples. Una fotografía tirada en ocho ejemplares no es una obra, son ocho objetos, cada uno con su número, su estado y a veces su precio.

• Los depósitos. La obra está en su stock sin pertenecerle, y la ficha tiene que decirlo con claridad, con la fecha de entrada y lo acordado con el artista.

• La disponibilidad. Disponible, reservada, vendida: un solo estado, visible para todo el equipo, que llega a la web sin que nadie tenga que acordarse.

Pasar el inventario de una galería de arte de Excel a un software sin dedicarle un mes

El miedo más habitual es el traspaso de lo que ya existe: diez años de filas, columnas que cambiaron de sentido por el camino, fotos llamadas «IMG_4087». En la práctica, el traspaso se prepara en una mañana si se hace en este orden.

1. Haga una copia de su archivo y trabaje sobre la copia.

2. Deje una fila por obra, o por ejemplar cuando se trate de una edición.

3. Compruebe que cada columna significa una sola cosa: un precio, no «4.500 o 4.000 para la Sra. D.».

4. Si puede, renombre las fotos con la referencia de la obra. Es lo que más tiempo ahorra después.

5. Importe primero las obras disponibles, las que le dan de comer esta temporada. El historial puede esperar.

Una buena herramienta le muestra, antes de guardar nada, cómo ha entendido cada columna, y le deja deshacer si el resultado no le convence. Durante unas semanas, mantenga el archivo antiguo abierto al lado. Deja de servir el día en que se da cuenta de que lleva diez días sin abrirlo.

Las preguntas que hay que hacer antes de elegir

Antes de firmar, haga estas preguntas y pida ver la respuesta en pantalla en lugar de oírla:

• La importación, ¿se previsualiza y se puede deshacer?

• ¿Cómo se gestionan las ediciones, los ejemplares numerados y los depósitos?

• Una obra vendida, ¿desaparece sola de la web y de las propuestas en curso?

• ¿Dónde se alojan los datos, y qué me llevo si me voy?

• El libro registro y la factura, ¿salen de la misma ficha o hay que volver a teclear?

Para comparar los principales programas sobre hechos, precio, idiomas, alojamiento y cumplimiento normativo, hemos reunido las fuentes en nuestra comparativa de software de gestión de galerías. Si ya usa Artlogic, la página MARMALADE o Artlogic explica cómo se hace el cambio.

Lo que hace MARMALADE, en concreto

• Construimos MARMALADE en torno a esta idea de ficha única: la misma ficha sirve para la propuesta, la factura, la web y el libro registro.

• La importación acepta sus archivos Excel o CSV, se previsualiza campo por campo, señala los duplicados y se deshace con un solo gesto.

• En un caso real, 49 obras y 373 imágenes entraron en quince minutos, sin duplicados y verificadas.

• La prueba dura 30 días, sin tarjeta durante la prueba, y su archivo actual no necesita ser perfecto para empezar.

Publicado el 13 de octubre de 2026, actualizado el 20 de octubre de 2026.