Livre de police : ce qu'une galerie d'art doit vraiment tenir

Deux fonctionnaires se présentent à la galerie un jeudi matin, aimables, et demandent à voir le registre. Il est dans le tiroir du bureau, sous les catalogues de la dernière foire. La dernière ligne date de trois semaines ; depuis, vous avez repris deux toiles à un collectionneur et reçu en dépôt une sculpture venue d’une succession. Tout est noté dans le fichier de stock, pas dans le registre.

Le livre de police d’une galerie d’art fait partie de ces obligations que l’on apprend d’un confrère plutôt que du texte. Le texte, pourtant, est court et précis. Voici qui doit le tenir, ce qu’on y inscrit, sur quel support, et ce que coûte un oubli.

Qui doit tenir le livre de police dans une galerie d’art ?

Le nom officiel est « registre d’objets mobiliers ». L’obligation est posée par l’article 321-7 du Code pénal, ses conditions de tenue par les articles R. 321-1 à R. 321-8.

L’article 321-7 ne nomme pas les galeries. Il vise toute personne « dont l’activité professionnelle comporte la vente d’objets mobiliers usagés ou acquis à des personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font le commerce ». C’est votre façon de travailler qui décide, pas le mot inscrit sur la vitrine.

Une galerie qui revend des œuvres achetées à des collectionneurs, reprises à une succession ou reçues en dépôt d’un particulier entre dans cette définition : ces personnes n’ont pas fabriqué l’œuvre et n’en font pas le commerce.

Le premier marché est moins net : une œuvre reçue directement de l’artiste vient de celui qui l’a faite, et le texte ne dit pas en toutes lettres comment la traiter. Mais une seule revente pour un client, ou une pièce reprise à un collectionneur, suffit pour que votre activité « comporte » ce que vise l’article. En cas de doute, demandez à la préfecture qui reçoit votre déclaration.

Si la galerie est une société, l’obligation pèse sur ses dirigeants (article 321-7, dernier alinéa, et article R. 321-7).

Avant le registre, la déclaration en préfecture

L’article R. 321-1 impose une déclaration préalable à la préfecture ou à la sous-préfecture dont dépend votre établissement principal, et à la préfecture de police à Paris. Elle indique notamment votre identité, votre nationalité, le statut de l’entreprise et son numéro d’identification.

On vous remet un récépissé, à présenter à toute réquisition de la police, de la gendarmerie, des impôts, des douanes ou de la répression des fraudes. Si la galerie déménage, l’article R. 321-2 demande une nouvelle déclaration au commissariat, ou à défaut à la mairie, du lieu que vous quittez et de celui où vous vous installez.

Ce que vous inscrivez, ligne par ligne

Les mentions sont fixées par les articles R. 321-3 à R. 321-5. Pour chaque personne qui vous a vendu une œuvre, l’a apportée à l’échange ou vous l’a remise en dépôt en vue de la vente :

• ses nom, prénoms, qualité et domicile ;

• la nature, le numéro et la date de délivrance de sa pièce d’identité, avec l’autorité qui l’a établie ;

• pour une société, sa dénomination et son siège, et l’identité de la personne qui a agi pour elle.

Pour chaque œuvre :

• sa nature, sa provenance et sa description, avec « les noms, signatures, monogrammes, lettres, chiffres, numéros de série, emblèmes et signes de toute nature » qui l’identifient : signature, date, inscriptions au dos, étiquettes d’anciennes expositions, numéro de tirage ;

• le prix d’achat et le mode de règlement ; pour une œuvre reçue en dépôt, échangée ou acquise gratuitement, une estimation de sa valeur vénale ;

• la mesure de protection au titre du code du patrimoine, si l’on vous a fait savoir que l’œuvre en fait l’objet ;

• un numéro d’ordre (article R. 321-4), qui doit aussi figurer « de manière apparente » sur l’œuvre elle-même.

Le regroupement par lots, permis pour les objets de faible valeur, exclut ceux qui présentent un intérêt artistique ou historique : chaque œuvre a sa ligne. Et l’article 321-7 demande un registre tenu « jour par jour » : un registre rattrapé en fin de mois, à partir du fichier de stock, ne répond pas à cette exigence.

Livre de police : papier ou numérique ?

Sur papier, l’article R. 321-6 est strict. Les mentions sont écrites à l’encre indélébile, « sans blanc, rature ni abréviation ». Le registre est coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire. Chaque établissement ouvert au public a le sien, et il se conserve cinq ans à compter de sa clôture.

Depuis 2013, l’article R. 321-6-1 permet de le tenir au moyen d’un traitement automatisé, ce qui dispense du registre coté et paraphé. Le registre numérique porte les mêmes mentions, et le traitement doit garantir « l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées ». Les données se conservent dix ans à compter de leur enregistrement.

L’article R. 321-8 renvoie le détail technique à un arrêté, que la fiche de Service public Entreprendre résume ainsi :

• un traitement conforme à la norme ISO 14641-1 ;

• l’enregistrement de chaque consultation, avec l’identifiant de la personne, la date, l’heure et l’objet de la consultation ;

• ces traces gardées un an.

Un tableur que l’on peut modifier, trier ou vider sans laisser de trace ne garantit pas cette intangibilité. C’est une copie de travail utile, mais elle ne remplace pas le registre.

Ce que coûte un livre de police absent ou inexact

L’article 321-7 punit de six mois d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende le fait d’omettre de tenir le registre, « y compris par négligence ». Un oubli suffit, sans intention. L’article 321-8 prévoit les mêmes peines pour des mentions inexactes et pour le refus de présenter le registre à l’autorité compétente.

Pour une société déclarée pénalement responsable, l’amende est portée au quintuple, soit 150 000 euros (articles 321-12 et 131-38), et certaines peines complémentaires de l’article 131-39 peuvent s’y ajouter.

Ce que MARMALADE fait, concrètement

• Le livre de police part de la fiche de l’œuvre : titre, artiste, technique, dimensions et provenance sont repris, il reste à compléter le vendeur ou le déposant, sa pièce d’identité, le prix et le mode de règlement. Une facture de vente inscrit d’elle-même la vente au registre, avec l’acheteur, le prix et le lien vers la facture.

• Chaque ligne est d’abord un brouillon, puis une inscription qui ne se modifie plus : on la corrige par une nouvelle ligne, avec son motif, et l’original reste consultable. Les lignes sont chaînées, chaque consultation laisse sa trace dans un journal des accès conservé un an, et le registre s’exporte en CSV.

• Pour une galerie qui arrive avec son historique, MARMALADE prépare en brouillons les ventes déjà facturées et les œuvres entrées sans ligne. Rien n’est inscrit sans vous.

• L’outil ne fait ni la déclaration en préfecture, ni la vérification de la pièce d’identité : ces gestes restent ceux de la galerie.

Pour comparer sur des faits : notre comparatif des logiciels de gestion de galerie et, si vous utilisez Artlogic, la page MARMALADE ou Artlogic. L’essai dure 30 jours, sans carte bancaire.

Article publié le 16 octobre 2026, mis à jour le 20 octobre 2026. Il décrit le droit applicable à la date de sa publication et ne constitue pas un conseil juridique.